*Terminverschiebungen: Verschiebt der Auftraggeber einen Termin selbst oder beauftragt uns damit, gilt der Termin als stattgefunden; die Koordination der Verschiebung übernehmen wir auf Wunsch.
**Bedarfsermittlung: strukturierte Abklärung relevanter Punkte (z. B. bestehende Lösung, aktueller Projektstatus, thematisches Interesse, Budgetrahmen). Die Ergebnisse werden im Reporting aufbereitet. In der Premium-Variante ist die vollständige Dokumentation der Pflichtfragen Abrechnungsvoraussetzung.
Terminkoordination
Die Abstimmung der vereinbarten Termine mit Ihrem Vertrieb ist in beiden Leistungspaketen enthalten. Unsere Agents planen die Termine passend zu den Kalendern Ihrer Vertriebsmitarbeiter. Dafür richten wir auf Wunsch eine projektbezogene Mailadresse ein, über die ein Basiskalender gepflegt werden kann. Freie Zeitfenster stellt Ihr Vertrieb bereit. Bei Bedarf stimmen wir Termine zusätzlich individuell ab und achten auf sinnvolle Abstände sowie eine gleichmäßige Verteilung. Passen Termine kurzfristig nicht, übernehmen wir die Verschiebung mit dem Interessenten und vergeben einen neuen, passenden Slot.
Terminqualifikation
Um zu gewährleisten, dass die vereinbarten Termine von den jeweiligen Interessenten auch tatsächlich wahrgenommen werden, qualifizieren wir diese nach der telefonischen Vereinbarung immer schriftlich.
Der potenzielle Kunde erhält dabei stets sowohl eine schriftliche Terminbestätigung sowie eine Qualifikationsmail als schriftliche Erinnerung eine Woche vor dem Termin. Die Formulierung stimmen wir dabei bereits im Vorfeld mit Ihnen ab, damit das Wording Ihren CI-Vorgaben entspricht. Der Interessent wird damit professionell und höflich an den Termin und die zu besprechenden Themen erinnert. Wir reduzieren damit maßgeblich das Risiko, dass Termine vergessen werden und Ihr Vertrieb unnötige Wartezeiten oder Leerläufe in seinem Tagesablauf hat. Im Premium-Paket ergänzen wir dieses Verfahren um ein zweites Qualifikationsgespräch circa eine Woche vor dem Termin sowie einen kurzen Report an die terminnehmende Person mit den wesentlichen Gesprächsinformationen.
Reporting
Ein wichtiger Teil unserer Leistungen ist ein transparentes Reporting, das Ihnen jederzeit den Überblick über die laufende Kampagne gibt. Mit jeder Monatsabrechnung erhalten Sie eine detaillierte Terminübersicht in Tabellenform. Sie umfasst alle im Abrechnungsmonat relevanten Termine sowie als solche gekennzeichnete kostenlose Ersatztermine aus vorangegangenen Monaten.
Begleitend zum Monatsreporting stellen wir während der Kampagne zusätzliche Informationen bereit: eine wöchentliche Freitagsübersicht mit allen Terminen der Folgewoche sowie in den ersten vier Wochen einen regelmäßigen Review-Call mit der Projektleitung zur Feinjustierung. Auf Wunsch richten wir ein individuelles Reporting ein, zum Beispiel mit automatischer Übergabe der Termin- und Lead-Daten in Ihr CRM oder über eine Landingpage.
In beiden Leistungsvarianten erhalten Sie zudem ein Akquise-Journal bzw. einen Leadbogen, der zu jedem Kontakt den Status dokumentiert (vereinbarter Termin, Wiedervorlage, kein Interesse). Im Premium-Paket ergänzen wir dies um weiterführende Angaben wie Bedarfsinformationen, Unternehmenskennzahlen und Hinweise zu laufenden Projekten.
Alle Informationen sind während des Projekts jederzeit in Microsoft Teams abrufbar. Sie erhalten einen eigenen Kanal mit Live-Einblick in den Projektfortschritt; auf Wunsch können Sie die ersten Telefonate mitverfolgen, um die Gesprächsqualität zu bewerten.
Adressen & DSGVO
Die Grundlage einer erfolgreichen Telemarketing-Kampagne sind qualitativ hochwertige Adressdatensätze. Diese können entweder Sie bereitstellen oder wir beschaffen passende Datensätze über unseren Partner Dealfront, nach zuvor abgestimmten Selektionskriterien (z. B. Branche, Unternehmensgröße, Region). Zur Vermeidung von Überschneidungen mit Bestandskunden gleichen wir die Auswahl vorab mit Ihren Listen ab. Bei der Adressermittlung stellen wir Aktualität, Richtigkeit und DSGVO-Konformität sicher.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist verbindliche Grundlage unserer Arbeit und wird ohne Ausnahme eingehalten – ebenso von Dealfront als Datenlieferant.
Mehr erfahren
Was verlangt die DSGVO – und für wen gilt sie?
Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Schutz von Einzelpersonen. Sie gilt für alle Unternehmen und alle Bereiche, in denen Daten strukturiert verarbeitet werden. Maßgebliche Grundsätze sind:
- Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (inklusive geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen und einer tragfähigen Rechtsgrundlage)
- Transparenz und Wahrung der Betroffenenrechte (Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung)
- Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen
- Nachweisbare Datenschutzorganisation und Dokumentation
Direktmarketing im B2B-Umfeld
Telefonische B2B-Ansprache ist unter Beachtung des UWG und auf Basis des „berechtigten Interesses“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zulässig, wenn ein sachlicher Bezug zur beruflichen Tätigkeit besteht und die Zielauswahl objektiven Kriterien folgt. Dazu gehören etwa Branche, Funktion, Unternehmensgröße oder vorliegende Interessenssignale. Neben der Kontaktaufnahme umfasst die Rechtsgrundlage auch die erforderliche Speicherung und Verarbeitung der Kontaktdaten im Rahmen der Kampagne.
Adressquellen und Partner
Adressdatensätze beschaffen wir bei Bedarf über unseren Partner Dealfront auf Grundlage zuvor abgestimmter Selektionskriterien (z. B. Branche, Größe, Region, Funktion). Dealfront gewinnt Unternehmens- und Kontaktdaten aus rechtlich zulässigen, dokumentierten Quellen (u. a. öffentliche Verzeichnisse, amtliche Bekanntmachungen, eigene Erhebungen). Wir prüfen Aktualität und Relevanz der Datensätze und gleichen sie vor Kampagnenstart mit Ihren Bestandskundenlisten ab, um Überschneidungen zu vermeiden.
So ermitteln wir passende Zieladressen
Vor Projektstart klären wir gemeinsam:
- Wie sieht Ihr Zielkundenprofil aus?
- Welche Mitarbeiterzahlen bzw. PC-Arbeitsplätze sind relevant?
- Welche Branchen oder Regionen sind einzuschließen bzw. auszuschließen?
- Welche Funktionen sollen angesprochen werden
Die finale Selektion erfolgt transparent und wird Ihnen vor Freigabe zur Prüfung vorgelegt.
Was für Sie wichtig ist
Auch wenn wir DSGVO-konform arbeiten, bleiben Ihre unternehmensinternen Pflichten bestehen. Stellen Sie bitte insbesondere sicher:
- Vollständige Dokumentation Ihrer Verarbeitungsprozesse
- Laufende Aktualisierung der Datenschutz-Unterlagen
- Prozesse zur Erfüllung von Informations- und Auskunftspflichten
- Definierte Verfahren zum Umgang mit Betroffenenrechten
- Angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
- Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter zum Thema DSGVO
- Sorgfältige Prüfung eingesetzter Dienstleister
Abschließend: Datenschutz ist fester Bestandteil unserer Leistungserbringung. Bei Fragen zu Auswahl, Herkunft und Verarbeitung der Adressen oder zur rechtlichen Einordnung im B2B-Kontext geben wir Ihnen auf Anfrage gerne Auskunft und legen die einschlägigen Nachweise offen.
Abrechnung
Die Abrechnung unserer Kampagnen erfolgt erfolgsorientiert: Wir berechnen ausschließlich tatsächlich vereinbarte Termine. Dies gilt für Comfort und Premium. In der Premium-Variante ist Voraussetzung für die Abrechenbarkeit, dass die gemeinsam definierten Pflichtfragen gemäß Fragenkatalog vollständig dokumentiert sind.
Ein Termin gilt als vereinbart, wenn der Interessent die Termineinladung schriftlich bestätigt. Abgerechnet wird im Monat der Vereinbarung, nicht im Monat der Durchführung. Termine, die mehr als zwei Monate nach Vereinbarung liegen, werden nicht berechnet – es sei denn, ein längerer Zeitraum wurde vorab ausdrücklich abgestimmt.
Kommt es vor, dass bereits bestätigte und abgerechnete Termine auf Wunsch des Interessenten nachträglich abgesagt werden oder ein No-Show vorliegt, erhalten Sie einen kostenfreien Ersatztermin. Verschieben Sie als Auftraggeber einen Termin selbst oder beauftragen uns, dies in Ihrem Namen zu tun, gilt der Termin als stattgefunden; die Organisation der Verschiebung übernehmen wir auf Wunsch.
Beispiel „Der Auftraggeber beauftragt 10 Termine pro Monat“
Januar: Es werden 10 Termine vereinbart und Ende Januar in Rechnung gestellt.
Februar: Zwei Termine, die im Januar vereinbart und in Rechnung gestellt wurden, werden im Februar vom Interessenten abgesagt. Zusätzlich zu den 10 Standardterminen, die im Februar vereinbart werden, werden zwei Ersatztermine für die abgesagten Januar-Termine vereinbart. In der Februar-Rechnung werden 12 Termine als geliefert dokumentiert, aber lediglich 10 abgerechnet. Zwei Termine sind Ersatztermine für den Januar und damit kostenlos.
Transparenz: Mit jeder Monatsabrechnung erhalten Sie eine tabellarische Übersicht aller im Abrechnungsmonat berücksichtigten Termine – inklusive Kennzeichnung, ob es sich um einen rechnungsrelevanten Termin des laufenden Monats oder um einen kostenfreien Ersatztermin für einen Vormonat handelt.
Janosch Lauter
Wir unterstützen Unternehmen mit professioneller Telefonakquise, Leadgenerierung & Terminvereinbarung.