KALTAKQUISE RELOADED

softgate setzt auf Telesales4u

Neukundenakquise gehört zu den größten Herausforderungen im B2B-Vertrieb. Besonders dann, wenn interne Ressourcen knapp sind und klassische Maßnahmen wie Messeauftritte oder Social-Media-Kampagnen allein nicht ausreichen und im Verhältnis deutlich kostenintensiver sind.

Die softgate GmbH, Software-Dienstleister mit den Schwerpunkten Digital Business und Medizintechnik, suchte nach einem Weg, das eigene Vertriebsteam zu entlasten und gleichzeitig qualitativ hochwertige Kontakte zu gewinnen. Nach mehreren Fehlschlägen mit Telesales-Agenturen fand das Unternehmen in der Telesales4u endlich einen zuverlässigen Partner für funktionierende Kaltakquise und messbare Erfolge in der Neukundengewinnung – bei deutlich attraktiverem Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Viele Ansätze, wenig Ergebnisse

softgate hat über Jahre zahlreiche Wege der Neukundengewinnung getestet – mit gemischten Ergebnissen. „Wir haben alle Möglichkeiten ausgeschöpft, sei es über Messen, Events oder Kampagnen in Social Media“, erinnert sich Sven Kaiser, Bereichsleiter Digital Business und Prokurist bei softgate. „Aber die Resultate waren häufig enttäuschend. Vor allem die Kosten standen in keinem Verhältnis zu den daraus generierten Aufträgen.“ Auch die Zusammenarbeit mit Telesales-Agenturen sorgte immer wieder für Frust. Statt echter Termine erhielt softgate häufig Leads von zweifelhafter Qualität. „Wir erhielten als „A-Leads“ klassifizierte Kontakte, die jedoch klar signalisierten, kein Interesse an einer Zusammenarbeit zu haben. Das führte nicht nur zu Irritation im Vertriebsteam, sondern wirft auch Fragen hinsichtlich der Qualität und Validität der Lead-Bewertung auf. Frank Ponndorf, Managing Director bei softgate, ergänzt: „Wir sind ein mittelständisches Unternehmen mit starkem Bestandskundengeschäft.

Über softgate GmbH

Die softgate GmbH mit Sitz in Erlangen ist seit über 30 Jahren zuverlässiger Partner für anspruchsvolle Softwarelösungen und technologiegetriebene Digitalisierungsvorhaben. Mit über 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, mehr als 3.600 erfolgreich abgeschlossenen Projekten und rund 600 zufriedenen Kunden verfügt das Unternehmen über fundierte Expertise in der Umsetzung komplexer IT-Projekte, insbesondere in den Bereichen Industrie, Healthcare und Digital Business für Unternehmen und Behörden – alles unter dem Motto „software.gemeinsam“.

Unsere Ressourcen sind begrenzt, und Kaltakquise hat deshalb nicht immer oberste Priorität gehabt.“ Gleichzeitig war klar, dass die eigenen Sales Consultants nicht dauerhaft die Kaltakquise übernehmen können. „Unsere Vertriebsmitarbeiter sind seit vielen Jahren im Unternehmen, sehr nah am Kunden und extrem erfahren“, erklärt Frank Ponndorf. „Fast zu schade, um sie in die sehr zeitaufwändige Kaltakquise zu schicken. Sie können ihr Know-how viel besser einsetzen, wenn sie an einem qualifizierten Kontakt anknüpfen.“

Frank Ponndorf, Managing Director bei softgate

Weil das Ergebnis zählt

Trotz der ernüchternden Ergebnisse aus früheren Erfahrungen wollte es Frank Ponndorf nochmals mit einer Telesales-Agentur versuchen und sprach mit mehr als zehn verschiedenen Anbietern.

„Viele waren von Anfang an raus, weil die monatlichen Grundkosten einfach viel zu hoch waren“, berichtet er. „Man hätte erst einmal mehrere Monate einen hohen Betrag bezahlt, ohne zu wissen, was dabei am Ende wirklich herauskommt.“ Der entscheidende Punkt für softgate war also ein transparentes und erfolgsorientiertes Modell: „Mir war wichtig, dass wir nur für das bezahlen, was wir auch wirklich bekommen – nämlich qualifizierte Termine“, so Frank Ponndorf.

Daher hat Frank Ponndorf der Ansatz der Telesales4u direkt überzeugt. Auch Sven Kaiser betont, dass das Geschäftsmodell von Anfang an Vertrauen schuf: „Bei Telesales4u zahlen wir nicht für irgendwelche Leads, die am Ende wertlos sind, sondern für echte Termine. Das ist ein fairer Ansatz, bei dem beide Seiten Verantwortung übernehmen. Genau das hat uns überzeugt.“

Communication is key

Um das Risiko gering zu halten, startete softgate bewusst mit einem kleinen Testballon mit fixem Budget. „Wir fanden das Angebot, auf diese Weise erst einmal testen zu dürfen, sehr fair“, sagt Sven Kaiser. „Begonnen haben wir also mit zehn Testleads, um zu prüfen, ob die Qualität stimmt. Und das hat super funktioniert.“

Letztlich überzeugte neben der Wertigkeit der Termine vor allem die Art der Kommunikation und Zusammenarbeit. „Wir stimmen uns regelmäßig mit Telesales4u ab und können jederzeit offen Feedback geben“, erklärt Frank Ponndorf. „Das ist mir zum Beispiel bei den Checklisten besonders wichtig. Darin geben wir an, welche Punkte vom zuständigen Telesales Agenten angesprochen werden sollen, um die Vorteile unseres Angebots direkt hervorzuheben. Zur kontinuierlichen Verbesserung der Listen stehen wir in ständigem Austausch mit Sascha und dem Agenten.“

Endstation Vorzimmer – Medizintechnik als Königsdisziplin

Dass der Erfolg einzelner Kampagnen allerdings je nach Thema und Fokus variieren kann, wurde im zweiten Testballon zum Thema Medizintechnik klar. „Im Digital-Business-Bereich war der Einstieg relativ leicht, weil sich Unternehmen aktuell ohnehin stark mit diesem Thema „Digitalisierung“ beschäftigen“, erläutert Frank Ponndorf. „Die Testanrufe zur Medizintechnik hingegen zeigten, dass es hier viel schwerer ist, Bedarf zu adressieren und an den richtigen Ansprechpartner zu kommen. Zu oft scheitert man hier direkt am Vorzimmer. Auch die Telesales4u stieß hier an ihre Grenzen.“

„Die Telesales4u war von Anfang an ehrlich und hat eingeräumt, dass sie im Bereich Medizintechnik nicht so spezialisiert ist wie beim Thema IT Service Management und Digitalisierung“, erläutert Sven Kaiser. „Dementsprechend haben wir den Fokus dann zunächst auf den Digital-Business-Bereich gelegt.“ Frank Ponndorf ergänzt: „Das heißt aber nicht, dass wir den Medizintechnik-Bereich ad acta legen. Wir werden uns hierzu nochmals zusammensetzen und uns eine neue Strategie überlegen.“

Sven Kaiser, Bereichsleiter Digital Business und Prokurist bei softgate

Messbare Erfolge und Kostenvergleich

Nach heute drei Kampagnen zieht softgate ein durchweg positives Zwischenfazit. „Wir haben uns von Anfang an vorgenommen, die Ergebnisse genau zu tracken“, erklärt Sven Kaiser. „Dazu haben wir alle Termine sowohl in unserem CRM-System erfasst als auch parallel eine Excel-Liste gepflegt, um auf beiden Seiten einen schnellen Überblick zu erhalten.“ Die Auswertung zeigt: Rund 17 Prozent der erzielten Kontakte wurden von den erfahrenen Vertriebsmitarbeitern der softgate als „sehr gute Leads“ eingestuft – mit klarer Perspektive auf weitere Gespräche oder konkrete Angebote. Ein Verhältnis, das über andere Leadkampagnen wie Social Media oder Messen nicht erreicht werden konnte. Auch der Kostenvergleich mit anderen Kanälen fällt deutlich zugunsten von Telesales4u aus. „Wir haben einmal gegenübergestellt, was uns ein Messelead im Vergleich zu einem Telesales4u-Lead kostet“, berichtet Sven Kaiser. „Das Ergebnis war eindeutig: Die Leads von Telesales4u sind bei geringeren Kosten wesentlich qualitativer.“

Frank Ponndorf unterstreicht, dass es in seinem Business keine schnellen Abschlüsse gibt: „Unsere Saleszyklen dauern oft ein bis zwei Jahre, manchmal sogar länger. Wichtig ist, dass wir jetzt eine solide Pipeline haben und unsere Vertriebsmitarbeiter wertvolle Kontakte erhalten, mit denen sie aktiv arbeiten können.“ Das Feedback aus dem Vertrieb ist entsprechend positiv. „Unsere Sales Consultants können ihre Zeit jetzt viel besser einsetzen, weil sie nicht selbst in die Kaltakquise gehen müssen, sondern mit qualifizierten Terminen arbeiten“, so Frank Ponndorf. „Und das führt dazu, dass sie auch motivierter sind – weil sie wissen, dass die Chance auf ein echtes Projekt hoch ist.“ Mit Telesales4u als verlässlichem Partner kann sich softgate heute auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen – ganz im Sinne des Unternehmensmottos: software.gemeinsam.

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