Klappe die Zweite

Wenn die IT-Regie auf externe Akquise setzt

180 Grad Kehrtwende in der Akquise für 360-Grad-IT-Regie - Kramer & Crew setzen im zweiten Anlauf erfolgreich auf externe Kaltakquise der Telesales4u.

Ganz gleich, in welcher Branche – und so auch in den unendlichen Weiten der IT-Welt – die positive Entwicklung eines Unternehmens basiert auf einem stetigen Zuwachs an Kunden. Es gilt also, die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen und mit dem eigenen Portfolio zu überzeugen. Ob klassische Printwerbung, Öffentlichkeitsarbeit oder Online-Marketing – Möglichkeiten gibt es viele.

In der Realität reichen diese Maßnahmen jedoch oft nicht aus, um eine solide und stetige Neukundengewinnung zu gewährleisten, vor allem im hochspezialisierten Umfeld der IT-Branche. Als erfahrenem Systemhaus war auch Kramer & Crew bereits seit langem klar, dass hier proaktives Handeln gefragt war. Die Lösung schien auf der Hand zu liegen: Raus aus der Komfortzone und ran an die Bulletten – aktiv potenzielle Kunden ausfindig machen, gezielt ansprechen und in begeisterte Kunden verwandeln. Stichwort: Kaltakquise. Was sich einfach anhört, stellte sich tatsächlich als enorme Herausforderung heraus. Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Agenturen zur Gewinnung von Leads gestaltete sich schwierig. Bis das Unternehmen auf die Telesales4u stieß und die Kaltakquise endlich effektiv wurde.

Wir schreiben das Jahr 2016 - Ein Jahr, in dem Kramer & Crew zum wiederholten Male als IT-Regisseur der digitalen Transformation in Erscheinung trat und seine Crew:BusinessServices ausbaute.

Über Kramer & Crew

Das 1992 gegründete Unternehmen mit Zentrale in Köln entwickelte sich in über 30 Jahren zu einem Pionier der IT-Branche und zählt heute zu den führenden Systemhäusern in Deutschland - mit Kunden in ganz Europa. Als unabhängiger Systemintegrator fokussiert sich das Unternehmen auf die persönliche Betreuung und Begleitung seiner Kunden bei der Integration und Implementierung von hochverfügbaren und komplexen IT-Lösungen.

Im darauffolgenden Jahr sollte das 25-jährige Firmenjubiläum gefeiert werden und André Lübke, stellvertretender Marketing-Leiter bei Kramer & Crew, machte sich Gedanken darüber, wie er in diesem dynamischen Umfeld dem Wachstum des Unternehmens noch weiter auf die Sprünge helfen könnte. Zusammen mit Tobias Roth, zu diesem Zeitpunkt verantwortlich für Corporate Communication und jetziger Marketing-Leiter, beschloss er die Gründung einer neuen Abteilung, die sich speziell um die Akquise neuer Kunden kümmern sollte.

Natürlich war klar, dass man sich hierfür Experten ins Haus holen musste, welche in der Lage waren, potenzielle Kunden ans Telefon zu bekommen und Termine für den Vertrieb auszumachen - stets mit dem Ziel, aus diesen Terminen profitable Verkaufschancen und konkreten Umsatz zu generieren sowie langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen. Trotz intensiver Bemühung konnte die Kaltakquise-Abteilung nicht den gewünschten Erfolg bringen, da der Aufwand nicht im Verhältnis zum Nutzen stand. Daher wurde die strategische Entscheidung getroffen, den Bereich wieder an externe Agenturen zu verlagern.

Suche im Agentur-Dschungel - Trial & Error Methode

Was also tun? Guter Rat war wie immer teuer. Aber weder Lübke noch Roth wollten das Projekt aufgeben, auch wenn die Abteilung aufgelöst werden musste. Sie einigten sich schließlich darauf, nach einer externen Lösung zu suchen. Doch damit ergab sich bereits die nächste Herausforderung: Agenturen im Telesales-Bereich gibt es wie Sand am Meer. Und selbstverständlich werben alle damit, die besten zu sein. Da werden hochprofessionelle Akquise-Prozesse, qualitative Terminvergaben und in der Folge exorbitante Umsatzsteigerungen versprochen. Alles erstrebenswerte Ziele, auch für Kramer & Crew.

Doch woran erkennt man die Qualität einer Telesales-Agentur? Lübke und Roth beschlossen, zu recherchieren und sich in der Branche umzuhören. So kämpften sie sich einige Zeit durch den unübersichtlichen Agentur-Dschungel und starteten einige Versuche der Zusammenarbeit. Schließlich bleibt ja zumeist ohnehin nichts anderes übrig, als es unter dem Motto „Trial & Error“ einfach zu probieren.

Das Ergebnis: Am Ende doch eher mittelmäßig. „Es war oft schwierig, sich auf ein Vorgehen zu einigen“, sagt Lübke. „Es gab viele Diskussionen und die Zusammenarbeit gestaltete sich zum Teil mühselig.“ Aufgrund des weiteren Wachstums und des Bedarfs an Neukunden verblieb Kramer & Crew vorerst dennoch - trotz mangelhafter Ergebnisse – beim Agenturmodell.

André Lübke - stellvertretender Marketing-Leiter

Glückstreffer durch Empfehlung

Der Durchbruch kam mit einer Weiterempfehlung aus dem Branchenumfeld. „2018 hörten wir das erste Mal von der Telesales4u. Die Ansätze klangen vielversprechend und so nahmen wir Kontakt mit Sascha Tiefenbach auf“, erzählt Lübke. Tiefenbach, Geschäftsstellenleiter der Telesales4u GmbH, ließ sich nicht zwei Mal bitten und konnte nach Projektstart auch im weiteren Verlauf mit der Arbeit seines Teams überzeugen. Ausschlaggebend dabei war vor allem die Firmenphilosophie der Telesales4u. „Bei Sascha und seinen Leuten steht der tatsächliche Erfolg des Kunden im Mittelpunkt und das merkt man in jeder Kampagne“, äußert sich Roth zur Zusammenarbeit mit der Agentur.

Besonderen Ausdruck findet dieser Grundsatz im erfolgsorientierten Abrechnungsmodell, auf dessen Grundlage ausschließlich tatsächlich stattgefundene Termine berechnet werden. Dazu kommen außerdem die gut ausgebildeten und motivierten Mitarbeiter, die zum Teil bereits seit Jahren bei der Telesales4u arbeiten und entsprechende Erfahrung aufweisen können - Eine Konstellation, die es in der Telesales-Branche selten zu finden gibt. Zu verdanken ist dies Tiefenbachs Mitarbeiterkonzept, welches nicht nur überdurchschnittliche Bezahlung, sondern auch ein familiäres und angenehmes Betriebsklima beinhaltet.
Das erfolgsbasierte Prinzip in Kombination mit Persönlichkeit und Motivation erfahrener Agents ergibt eine echte Win-win-Situation in vielerlei Hinsicht. Denn neben der Tatsache, dass die Telesales4u aufgrund des speziellen Abrechnungsmodells nur selbst erfolgreich wirtschaften kann, wenn der Erfolg des Kunden sichergestellt wird, ergeben sich aufgrund der engen Zusammenarbeit zwischen den erfahrenen Agents und den Vertriebsmitarbeitern des Kunden auch langfristige Kundenverhältnisse.

„Wir arbeiten nun seit Jahren mit der Telesales4u zusammen und sind nach wie vor sehr zufrieden. Was wir vor allem schätzen, sind die unkomplizierte und vertrauensvolle Zusammenarbeit und die entspannte, aber klare Kommunikation. Wir können uns stets auf Sascha und seine Mitarbeiter verlassen. Auch wenn es mal nicht so gut läuft mit der Terminvergabe, sprechen wir offen darüber und finden eine gemeinsame Lösung“, konstatiert Lübke und ergänzt: „Der wichtigste Erfolgsfaktor ist die Lernfähigkeit auf beiden Seiten, sowohl auf Kunden- als auch auf Agenturseite. Nur so kann es funktionieren.“
Ebenfalls ein wichtiger Faktor für Kramer & Crew: Die Transparenz in Kommunikation und Prozessen. Ob bei den Reportings zur Abrechnung oder bei den Terminen selbst, die die Agents in Zusammenarbeit mit den Vertriebsmitarbeitern abstimmen und via Teams stets einsehbar machen – Vertrauen wird in allen Bereichen großgeschrieben.

Dass Kramer & Crew auf die Telesales4u gestoßen ist, entpuppte sich schließlich für beide - Systemhaus wie Agentur – als echter Glückstreffer. Der gemeinsame Weg in mittlerweile mehreren, erfolgreichen Telesales-Kampagnen brachten beiden Parteien Erfolg und wertvolle Erfahrungen.

Lernprozess mit Folgen - Wie man an Herausforderungen wachsen kann

Natürlich stellte sich dieser Erfolg nicht von Tag eins an ein. Beide Seiten mussten sich erst kennenlernen und aufeinander einstimmen. Dabei waren viel Geduld und eine Menge Kommunikation gefragt. „Bei der ein oder anderen Kampagne mussten wir durchaus ein wenig nachsteuern, Briefings mussten angepasst, die Anruf-Strategie korrigiert werden“, erinnert sich Roth. „Aber das war alles kein Problem. Das Team der Telesales4u nimmt sich Zeit und gibt sich extrem viel Mühe dabei, das bestmögliche Ergebnis im Sinne des Kunden zu erzielen.“

Und Marc Alsdorf, Kampagnen Manager und zuständig für die Abwicklung der Aktionen, ergänzt: „Was wir im Besonderen gelernt haben und als Tipp gerne weitergeben: Nehmen Sie sich vor allem am Anfang viel Zeit für das Aufsetzen einer Kampagne. Detaillierte Briefings und eine qualitative Adress-Selektion ersparen am Ende eine Menge Nacharbeit und verbessern das Ergebnis signifikant.“

Im Rückblick auf die Zeit, in der Kramer & Crew es mit einer eigenen Akquise-Abteilung versucht hat, kommentiert Lübke: „Die Schlagzahlen der Telesales4u sind unglaublich gut. Sie sind um einiges schneller und erfolgreicher, als unsere Leute es waren oder hätten sein können. Wo wir 20 Termine ausgemacht haben, macht die Telesales4u 50.“

Doch auch für Tiefenbach und sein Team stellte die Projektarbeit mit Kramer & Crew einen kontinuierlichen Lernprozess dar, an dem sie über Jahre gewachsen sind. Wie sorge ich für klare Briefings, damit die Agents wissen, was sie zu tun haben? Wie koordiniere ich Termine mit dem Vertrieb, damit es nicht zu Chaos kommt? Wie gehe ich mit Terminabsagen um? Zum Teil handelt es sich dabei um immer wiederkehrende Fragestellungen, die es bei jedem Kunden zu beachten gilt. Und doch ist es auch bei jedem Kunden wieder ein wenig anders.

„Die Summe der Erfahrungen ist es am Ende, die den Gesamtprozess reifen lässt und in jedem neuen Projekt für mehr Sicherheit und Erfolg sorgt“, weiß Tiefenbach zu bestätigen.

Akquise mit Mehr:Wert - Kramer & Crew bleibt zukunftsfit

In den Jahren seit 2018 entwickelte sich auf dieser Grundlage eine stabile und erfolgreiche Partnerschaft zwischen der Telesales4u und der Kramer & Crew GmbH & Co. KG. Die Anzahl der durch die Telesales4u vereinbarten Termine liegt mittlerweile im vierstelligen Bereich, wobei jährlich im Schnitt etwa 500+ Termine vereinbart werden, das jährliche Wachstum konnte durch die Neukundengewinnung erheblich angekurbelt werden und die Gewinne fließen – ganz im Sinne des Gründungsmottos, nach dem stets alles im Fluss ist bzw. sein sollte.

Die Zusammenarbeit läuft also mittlerweile Hand in Hand. Wo die Telesales4u das Unternehmen mit regelmäßigen Vertriebsterminen versorgt, erzielt Kramer & Crew aufgrund seiner Weiterempfehlungen den ein oder anderen neuen Kunden für die Telesales4u. Das Resümee des Kölner IT-Regisseurs: Mit einem solchen Akquise-Partner an der Seite gelingt die IT-Inszenierung der Zukunft. Was gibt es dazu noch zu sagen? Panta rhei – alles fließt. The End.

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